Personvernerklæring for Gravstell Sør

Kontaktinformasjon

Behandlingsansvarlig: Hage & Maskinteknikk AS
Organisasjonsnummer: 837 441 412
Tjeneste/merkevare: Gravstell Sør
E-post: post@gravstellsor.no
Telefon: 938 88 155
Nettside: gravstellsor.no

Hvilke opplysninger behandler vi?

Når du kontakter Gravstell Sør eller benytter våre tjenester, kan vi behandle:

• Navn
• Telefonnummer
• E-postadresse
• Adresse og fakturaopplysninger
• Kommune
• Kirkegård
• Informasjon som er nødvendig for å identifisere gravstedet
• Valgt gravstellavtale
• Valgte tilleggstjenester
• Korrespondanse mellom kunden og Gravstell Sør
• Bilder av gravstedet i forbindelse med dokumentasjon av utført arbeid
• Betalings- og fakturaopplysninger
• Andre opplysninger kunden selv gir oss i forbindelse med forespørselen eller kundeforholdet

Vi ber om at det ikke sendes sensitive eller unødvendige personopplysninger gjennom kontaktskjema eller e-post.

Hvorfor behandler vi opplysningene?

Vi kan behandle personopplysninger for å:

• Besvare forespørsler
• Utarbeide tilbud
• Kontrollere om ønsket tjeneste kan leveres
• Inngå og administrere gravstellavtaler
• Identifisere riktig gravsted
• Planlegge og gjennomføre gravstell
• Kontakte kunden om planlagte eller utførte tjenester
• Sende bildedokumentasjon og Omsorgsrapport
• Fakturere og følge opp betaling
• Håndtere reklamasjoner og kundeservice
• Oppfylle lovpålagte regnskaps- og dokumentasjonskrav
• Administrere og forbedre tjenesten

Behandlingsgrunnlag

Avtale og tiltak før avtale

Når kunden ber om tilbud, sender en forespørsel eller inngår en gravstellavtale, behandler vi nødvendige personopplysninger for å følge opp forespørselen og gjennomføre avtalen.

Rettslig forpliktelse

Enkelte opplysninger må behandles og oppbevares for å oppfylle lovpålagte krav, blant annet knyttet til regnskap og bokføring.

Berettiget interesse

Enkelte opplysninger kan behandles når dette er nødvendig for å administrere virksomheten, dokumentere utført arbeid, ivareta sikkerhet eller håndtere reklamasjoner og tvister, forutsatt at den registrertes interesser og rettigheter ikke veier tyngre.

Samtykke

Der behandlingen krever samtykke, skal dette innhentes før behandlingen gjennomføres. Et samtykke kan trekkes tilbake.

Kontaktskjema

Når kunden sender inn kontaktskjema på gravstellsor.no, bruker vi opplysningene til å behandle forespørselen og kontakte kunden.

En innsendt interesseforespørsel for 2027 innebærer ikke i seg selv at det er inngått en bindende gravstellavtale.

Kundeportalen «Min side»

Når du bruker kundeportalen «Min side», behandler vi e-postadressen din for innlogging med engangskode, tidspunkt for siste innlogging, og opplysninger om gravsted, avtale, besøk, servicerapporter med bilder og forespørsler du sender oss. Behandlingen er nødvendig for å oppfylle avtalen (GDPR art. 6 nr. 1 b). Tilgangen kan deaktiveres når som helst uten at avtaleopplysningene slettes.

Bilder og Omsorgsrapport

Gravstell Sør kan dokumentere utført arbeid med bilder.

Bildene kan brukes til å:

• Dokumentere at arbeidet er utført
• Vise kunden resultatet
• Følge utviklingen på gravstedet
• Dokumentere eventuelle avvik eller behov
• Utarbeide Omsorgsrapport

Bilder som tas som del av et kundeoppdrag brukes som hovedregel kun i forbindelse med det aktuelle kundeforholdet.

Bilder fra kunders gravsteder skal ikke brukes i markedsføring uten gyldig behandlingsgrunnlag og, der dette er nødvendig, særskilt samtykke.

Gravstell Sør skal så langt det er praktisk mulig unngå at uvedkommende personer fremkommer tydelig på dokumentasjonsbilder.

Markedsføring

Dersom kunden uttrykkelig melder seg på nyhetsbrev eller ber om å motta markedsføring, kan kontaktopplysningene brukes til dette formålet i samsvar med gjeldende regler.

En ordinær kundehenvendelse eller interesseforespørsel innebærer ikke automatisk samtykke til generell elektronisk markedsføring.

Hvem deler vi opplysninger med?

Gravstell Sør selger ikke personopplysninger.

Opplysninger kan deles med nødvendige tjenesteleverandører innen blant annet:

• Nettside og hosting
• E-post
• Kontaktskjema
• Regnskap og fakturering
• Betalingsløsninger
• Digital lagring
• Kunde- og arbeidsstyringssystemer
• IT-tjenester

Der en leverandør behandler personopplysninger på vegne av Hage & Maskinteknikk AS, skal nødvendig databehandleravtale benyttes.

Opplysninger kan også utleveres når dette følger av lov eller pålegg fra offentlig myndighet.

Overføring utenfor EØS

Enkelte digitale leverandører kan behandle eller lagre opplysninger utenfor Norge eller EØS.

Dersom personopplysninger overføres utenfor EØS, skal overføringen skje på gyldig overføringsgrunnlag og med nødvendige sikkerhetstiltak etter gjeldende personvernregelverk.

Hvor lenge lagrer vi opplysningene?

Personopplysninger oppbevares ikke lenger enn nødvendig for formålet de ble samlet inn for.

Forespørsler som ikke fører til et kundeforhold slettes eller anonymiseres når det ikke lenger er nødvendig å beholde dem, med mindre annet lovlig grunnlag foreligger.

Opplysninger knyttet til aktive gravstellavtaler oppbevares så lenge kundeforholdet varer og deretter så lenge det er nødvendig for dokumentasjon og oppfølging.

Regnskapsmateriale oppbevares i samsvar med gjeldende bokførings- og regnskapsregler.

Bilder og Omsorgsrapporter skal ikke oppbevares lenger enn nødvendig.

Informasjonssikkerhet

Hage & Maskinteknikk AS skal gjennomføre rimelige tekniske og organisatoriske tiltak for å beskytte personopplysninger mot:

• Uautorisert tilgang
• Tap
• Misbruk
• Endring
• Utilsiktet sletting
• Urettmessig utlevering

Informasjonskapsler og analyse

Gravstellsor.no kan benytte nødvendige informasjonskapsler for at nettsiden skal fungere.

Dersom analyse-, markedsførings- eller sporingsteknologi som krever samtykke tas i bruk, skal besøkende få nødvendig informasjon og valgmulighet før teknologien aktiveres.

Dine rettigheter

Etter personvernregelverket kan den registrerte, når vilkårene er oppfylt, blant annet ha rett til:

• Informasjon
• Innsyn
• Retting
• Sletting
• Begrensning av behandling
• Protest
• Dataportabilitet
• Tilbaketrekking av samtykke

Forespørsler kan sendes til post@gravstellsor.no.

Klage

Dersom noen mener at personopplysninger behandles i strid med personvernregelverket, kan Gravstell Sør kontaktes.

Den registrerte har også rett til å klage til Datatilsynet.

Endringer

Personvernerklæringen kan oppdateres dersom våre tjenester, systemer eller rettslige forpliktelser endres.

Gjeldende versjon skal være tilgjengelig på gravstellsor.no.